✒️HDSD Ký số

Module Ký số của SP365 cho phép người dùng thực hiện ký số trực tiếp trên các tài liệu điện tử được tải lên hoặc lưu trữ trong hệ thống DMS. Việc tích hợp tính năng ký số giúp tối ưu hóa quy trình phê duyệt và xác thực trong môi trường làm việc số.

1. Mục đích của Module Ký số

• Đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu điện tử.

• Giảm thiểu rủi ro giả mạo và chỉnh sửa tài liệu sau khi đã được ký.

• Tăng cường tính pháp lý và bảo mật cho các tài liệu nội bộ.

• Hỗ trợ quy trình phê duyệt tài liệu nhanh chóng, không cần xử lý thủ công.

2. Tính năng chính của Module Ký số

✅ Ký số trực tiếp trên SP365

• Cho phép người dùng thực hiện ký số trực tiếp trên giao diện của SP365.

• Hỗ trợ định dạng tài liệu PDF.

✅ Phân quyền ký số

• Quản trị viên có thể cấu hình phân quyền linh hoạt.

✅ Quy trình ký số tự động

• Cho phép thiết lập quy trình ký số tự động theo luồng phê duyệt (ví dụ: Trưởng phòng ký trước → Giám đốc ký sau).

• Hỗ trợ ký số nhiều cấp, nhiều người tham gia trong một quy trình.

✅ Xác thực và lưu trữ

• Xác thực chữ ký điện tử bằng chứng thư số được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.

• Tài liệu sau khi ký sẽ được lưu trữ an toàn trên hệ thống SharePoint của SP365.

✅ Theo dõi và tra cứu trạng thái ký

• Cho phép người dùng tra cứu lịch sử ký số của tài liệu.

• Hiển thị trạng thái ký số (đã ký, chờ ký) trực quan trên hệ thống.

3. Lợi ích của Module Ký số

✨ Tăng tốc quy trình phê duyệt – Loại bỏ nhu cầu in ấn và ký tay, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. ✨ Tính bảo mật cao – Chữ ký số được mã hóa và xác thực theo tiêu chuẩn bảo mật cao. ✨ Đáp ứng yêu cầu pháp lý – Ký số đáp ứng các quy định về chữ ký điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay. ✨ Truy xuất và kiểm tra dễ dàng – Lịch sử ký số và xác thực có thể được tra cứu nhanh chóng.

4. Yêu cầu trước khi sử dụng

• Người dùng cần được cấp quyền ký số bởi quản trị viên.

• Chứng thư số (nếu có) phải được đăng ký và kích hoạt thành công trên hệ thống.

• Cần cài đặt các thành phần hỗ trợ ký số (nếu có) theo hướng dẫn từ quản trị viên.

👉 Module Ký số của SP365 là công cụ mạnh mẽ giúp đơn giản hóa quy trình phê duyệt và xác thực tài liệu trong môi trường làm việc số, mang lại sự tiện lợi, an toàn và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.