🧰Cấu hình chức năng của văn bản

Để sử dụng được chức năng văn bản, trước khi cấu hình loại văn bản, Admin nên thiết lập các thông tin sau:

1. Chữ ký cho từng user:

Hiện tại, hệ thống cho phép admin thêm chữ ký ảnh cho từng người dùng, với mục đích sử dụng cho các văn bản phê duyệt nội bộ (không có tính pháp lý khi gửi cho đối tác do không có CA).

Bước 1: Trong SharePoint, chọn list “Users_Electronic_Signature”,

Bước 2: Điền các thông tin sau:

- Title: Tên người dùng: điền bất kỳ (trường này không dùng để lookup, chỉ dùng để phân biệt khi admin xem list)

- Signature: Chữ ký ảnh – convert từ ảnh sang base64, có thể dùng ảnh removed background, dung lượng nhỏ.

- UserAD: Tài khoản M365 của người dùng có chữ ký.

2. Tạo folder lưu file sau khi trình ký:

Với mỗi Văn bản, tùy thuộc vào mục đích sử dụng, sau khi trình ký sẽ được lưu trữ ở một hoặc một vài thư mục khác nhau. Admin cần thiết lập các thư mục lưu trữ trước khi cấu hình văn bản.

Bước 1: Vào SharePoint, chọn list “Category_UrlFolderDMS”.

Bước 2: Thêm thông tin cho các Folder lưu trữ:

- Title: Tên của folder, ví dụ: Văn bản Phòng hành chính, Thông báo chung…

- FolderUrl: Link SharePoint của Folder, có thể ở khác site với site lưu trữ CSDL của SP365, thường là Folder trong DMS của công ty.

Điều kiện cần: Người duyệt cuối cùng của 1 luồng trình ký phải có quyền Edit cho folder.

3. Nhập các trường thông tin bắt buộc hoặc các trường thông tin lookup

Với các biểu mẫu mà đơn vị chưa có sẵn dưới dạng file Word, để đơn giản hơn cho việc tạo biểu mẫu, admin nên tạo trước các trường thông tin bắt buộc từ trước. Ví dụ: tiêu đề, biểu ngữ,

Cách nhập các trường thông tin.

Bước 1: Vào Setting => Cấu hình chức năng => Cấu hình trường dữ liệu văn bản.

Bước 2:

Cách 1: Chọn “Thêm mới” để thêm từng trường:

Cách 2: Vào SharePoint, chọn list: “WF_Document_PrintTemplateFields” để thêm nhiều trường bằng cách import Excel hoặc copy từ Excel.

Các trường mặc định thường dùng và các giá trị cần điền trong các cột như sau:

File Excel các trường thường dùng (dùng để import lên SharePoint list):

11KB

File Import các trường cố định của văn bản.xlsx

Admin có thể copy danh sách vào SharePoint list để thiết lập được nhanh chóng:

Tiêu đề	Giá trị (ValueField)	ValueDependOndoc	Kiểu dữ liệu (DataType)	DataFormat
QuocHieu	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM	FALSE	Text
TieuNgu	Độc lập - Tự do - Hạnh phúc	FALSE	Text
NoiDungVanBan	Content	TRUE	Text
NgayThangNamTao	Created	TRUE	Datetime	dd/MM/yyyy
NgayTao	Created	TRUE	Datetime	dd
ThangTao	Created	TRUE	Datetime	MM
NamTao	Created	TRUE	Datetime	yyyy
TieuDe	Title	TRUE	Text
SoVanBan	DocNum	TRUE	Text
LoaiVanBan	WorkFlow_Name.LookupValue	TRUE	Text
Nơi nhận text	Nơi nhận:	FALSE	Text
Ngày	Ngày	FALSE	Text
Tháng	Tháng	FALSE	Text
Năm	Năm	FALSE	Text
Quyết định	QUYẾT ĐỊNH	FALSE	Text
Tờ trình	TỜ TRÌNH	FALSE	Text
Thông báo	THÔNG BÁO	FALSE	Text
Báo cáo	BÁO CÁO	FALSE	Text
Chỉ thị	CHỈ THỊ	FALSE	Text
TenCongTy	CÔNG TY A	FALSE	Text
TenPhongBan1	Phòng 1	FALSE	Text
TenPhongBan2	Phòng 2	FALSE	Text
Ban TCĐT	BAN TÀI CHÍNH ĐẦU TƯ	FALSE	Text
Số	Số:	FALSE	Text
Về việc	Vv:	FALSE	Text
TUQ	TUQ. Tổng Giám đốc	FALSE	Text
NgayHoanThanh	StepFinishDate	FALSE	Datetime	dd
ThangHoanThanh	StepFinishDate	FALSE	Datetime	MM
NamHoanThanh	StepFinishDate	FALSE	Datetime	yyyy
Nguoitao	Author_Profile:Title	TRUE	Lookup
Department	Department_Request.LookupValue	TRUE	Lookup
NgayBanHanh	NGAY_BAN_HANH	TRUE	Datetime	dd tháng MM năm yyyy
Ngày ban hành nhánh 1	N1_NGAY_BAN_HANH	TRUE	Datetime	dd tháng MM năm yyyy

Bước 3: Sau khi đã thêm các item vào SharePoint list, admin quay trở lại phần mềm và vào Setting => Clear Cache