Quản lý List Config

Trong khi khởi tạo hoặc tham gia phê duyệt các bước của một quy trình, người dùng thường xuyên có nhu cầu chọn một giá trị trong một danh sách có sẵn.

Quản trị viên có thể tạo danh sách từ các list có sẵn trên SharePoint của đơn vị, list từ SharePoint khác hoặc tạo list mới.

Tạo mới một list trên SharePoint SP365

Việc thêm mới một list mới yêu cầu tài khoản phải có quyền Edit với Site, nếu không thể thêm mới list, vui lòng liên hệ quản trị viên để thiết lập lại quyền.

Có 2 cách để thêm mới list đó là thêm mới trực tiếp trên SharePoint hoặc thêm từ phần mềm.

Cách 1: thêm mới trên SharePoint

Bước 1: Từ màn hình chính chọn <Setting> => chọn <Quản lý ListConfig> và chọn <SharePoint List>

Bước 2: Trong SharePoint, từ menu chọn <Site Content>

Bước 3: Chọn <New> tiếp đến chọn <List>, sau đó chọn <Blank List>

Bước 4: Đặt tên cho list và chọn <Create>

Lưu ý: Tên list không có dấu cách, có thể liên kết các từ bằng dấu gạch dưới

List sau khi tạo không được đổi tên do url sẽ theo tên list cũ. Nếu đặt tên sai thì nên tạo list mới.

Bước 5: Sau khi đã tạo được list, chọn <Add Column> để thêm cột, chọn dạng dữ liệu <Text>

Bước 6: Đặt tên cột mới là Code và chọn click vào tùy chọn <Enforce unique volume> để đảm bảo giá trị code là duy nhất "Nếu muốn". Ấn <Save>

Có thể thêm mới các cột khác nếu cần thiết. Hệ thống yêu cầu list cần tối thiếu 2 cột là Title và Code

Note: Trong hệ thống thiết lập quy trình sử dụng Field Code để truy vấn và thiết lập điều kiện (Rule) trong quy trình, việc so sánh dữ liệu không bắt buộc phải thông qua Code.

Bước 7: Thêm mới các giá trị vào list

Lưu ý: các giá trị trong cột Code là giá trị duy nhất, viết liền không dấu

Bước 8: Sau khi hoàn thành list, vào <Setting> và chọn <Clear Cache>

Cách 2: Thêm mới từ phần mềm:

Thêm list vào danh sách các trường lookup

Bước 1: Từ màn hình chính chọn <Setting> => chọn <Quản lý ListConfig> và chọn <Thêm mới>

Bước 2: Thêm tên cho list và điền ListsURL theo format

Lưu ý: tất cả các list bắt buộc cần có cột tên “Title” và “Code”

Option 1: List mới tạo hoặc list có sẵn trên cùng một site SharePoint Online: Copy tên list và thêm vào ListsURL

ListsUrl = /Lists/Ten_List_viet_lien_khong_dau_cach

Bỏ chọn <External>

Option2: List từ SharePoint site khác: Copy đường dẫn của list và paste vào ListsUrl

Click chọn <External> do list lấy từ nguồn bên ngoài.