📃Cấu hình Văn bản

I. Giới thiệu Module Văn bản:

Quản lý Văn bản là một Phân hệ nâng cao của Nền tảng Quản trị Doanh nghiệp SP365.

Module văn bản được tích hợp vào Nền tảng quản trị doanh nghiệp SP365 với mục đích giúp cho việc quản lý các văn bản và trình ký duyệt thuận tiện; giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian và công sức cần thiết để có được sự đồng thuận từ các bên.

Chức năng chính của Module Văn bản:

- Quản lý văn bản: lưu trữ, tìm kiếm và sắp xếp các văn bản.

- Quản lý quy trình ký duyệt: Xác định và phân loại được luồng trình duyệt văn bản, người ký duyệt.

- Thông báo: Gửi thông báo khi có tài liệu cần ký hoặc tài liệu gửi đến đơn vị.

Các thành phần chính của 1 văn bản:

· Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”. Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Trường thông tin bắt buộc phải có của tất cả các văn bản hành chính.

· Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Thường là trường bắt buộc.

· Số, ký hiệu của văn bản: Trường thông tin phụ thuộc vào rule đặt tên của mỗi loại văn bản/đơn vị

· Địa danh và thời gian ban hành văn bản: Trong Văn bản điện tử có thể không có.

· Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trường thông tin người dùng soạn thảo hoặc mặc định, tùy vào loại văn bản

· Nội dung văn bản: có thể lấy thông tin từ nguồn người dùng soạn thảo, hoặc tự động lấy các thông tin người dùng nhập vào khi xử lý quy trình trình ký.

· Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Hệ thống có thể tự động điền thông tin người ký sau khi luồng trình ký hoàn thành.

· Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Admin có thể cài đặt chữ ký ảnh tương ứng với mỗi người dùng. Với chữ ký số, cần tích hợp với chức năng Esign.

· Nơi nhận: Có thể có hoặc không.

Ví dụ một văn bản hành chính:

II. Cấu hình Module Văn bản:

Trong mỗi đơn vị sẽ có nhiều mẫu văn bản khác nhau, tương ứng với những quy trình trình ký khác nhau. Do vậy, trong SP365, chúng tôi định nghĩa các quy trình trình ký là “Loại Văn Bản”.

Mỗi Loại Văn bản có các bước xử lý khác nhau, admin có thể cấu hình các bước xử lý tương tự như cấu hình quy trình phê duyệt.

Với mỗi Loại Văn Bản, ta có thể cấu hình các biểu mẫu tương ứng với mỗi mẫu văn bản khác nhau

🧰pageCấu hình chức năng của văn bản📁pageCấu hình loại văn bản