Cấu hình các bước của quy trình

1. Bước khởi tạo

Chọn quy trình trong danh sách quy trình, nhấn <Cấu hình> ở màn hình bên phải

a. Nhập các trường thông tin cần thiết của bước khởi tạo (bước 1 của quy trình) tại màn hình khởi tạo

b. Check box: tích chọn nếu trường bắt buộc nhập

c. Nhập tên dữ liệu: tên trường - không trùng nhau trong tất cả các bước của quy trình

d. Kiểu dữ liệu: chọn một trong các kiểu dữ liệu sau

i. Dòng văn bản đơn

ii. Nhiều dòng văn bản

iii. Siêu Văn bản: Cho phép user soạn thảo văn bản một cách đơn giản khi tạo xử lý yêu cầu

iv. Số

v. Ngày tháng

vi. Có/Không: tương ứng với kiểu Yes/No

vii. Lookup: Người dùng chọn từ một danh sách có sẵn được admin cấu hình. Hướng dẫn tại đây

viii. File – người dùng đính kèm file (file từ máy hoặc từ link SharePoint)

ix. Tài liệu (read only) – người nhận yêu cầu chỉ có thể xem được file mà không chỉnh sửa hoặc download được (trong trường hợp file từ SharePoint, yêu cầu file phải được phân quyền chỉ xem trước khi đính kèm lên quy trình)

x. Tiền tệ: cho phép hiển thị số tiền đi kèm với đơn vị tiền tệ và diễn giải số tiền bằng chữ. Các loại đơn vị tiền tệ do Admin cấu hình từ trước.

xi. Tài liệu (ký điện tử): tính năng nâng cao, chỉ sử dụng khi đơn vị tích hợp phân hệ ký số: Các file PDF được đính kèm lên sẽ được đẩy sang Ký số sau khi hoàn thành quy trình.

xii. Bảng dữ liệu: dữ liệu dạng bảng được admin cấu hình từ trước.

xiii. External Data: bảng dữ liệu lấy các thông tin từ một bảng từ nguồn bên ngoài, hoặc 1 list sharepoint có trước.

e. Thêm các trường dữ liệu không giới hạn số lượng, nhấn chọn dấu (+)

2. Bước xử lý:

Chọn <+> để thêm bước và chọn “Bước xử lý” trong danh sách

Nhập các thông tin cần thiết của bước xử lý:

a. Trạng thái: nhập tên trạng thái của bước khi luồng được chuyển tới bước

b. Chịu trách nhiệm xử lý:

i. Theo cây phê duyệt: người xử lý là Quản lý trực tiếp của người dùng theo cây cơ cấu tổ chức

ii. Vai trò: chọn 1 hoặc nhiều vai trò để thực hiện bước hiện thời (trên luồng xử lý, người dùng sẽ chọn một trong các user tương ứng với các vai trò)

iii. Cá nhân: chọn 1 hoặc nhiều cá nhân có thể xử lý bước (trên luồng xử lý, người dùng sẽ chọn một trong số các user)

iv. Người tạo: người khởi tạo quy trình thực hiện

c. SLA: thời gian thực hiện tối đa (giờ)

d. Người theo dõi: Người không tham gia các bước của quy trình nhưng nhận được thông báo về các yêu cầu và xem được nội dung các yêu cầu.

e. Cấu hình form nhập liệu: nhập thông tin từng trường (nếu cần nhập) tai bước đang cấu hình, có thể thêm không giới hạn số trường thông tin.

3. Cấu hình bước rẽ nhánh:

Quy trình sẽ đi theo một trong số các nhánh nếu thỏa mãn điều kiện của nhánh đó.

Bước 1: Để tạo bước rẽ nhánh, click vào (+) và chọn "Bước rẽ nhánh"

Bước 2: Chọn "Bắt đầu rẽ nhánh"

Bước 3: Tạo điều kiện cho nhánh

Nhập các điều kiện rẽ nhánh:

· @Tên trường đã được định nghĩa

· Nếu tên trường là kiểu chữ: @tên=="nội dung"

· Nếu tên trường là kiểu số @tên==123453

· Nếu tên trường là kiêu Có/Không: @tên==0 và @tên==1

· Điều kiện “Khác”: @tên!=”nội dung”

· Nếu có nhiều điều kiện: dùng toán tử && (và) hoặc || (hoặc) giữa các điều kiện kết hợp.

Nếu điều kiện rẽ nhánh là dữ liệu lấy từ list lookup thì điều kiện lấy theo cột Code.

Ví dụ điều kiện kết hợp giứa điều kiện “và” và điều kiện “hoặc”

Bước 4: Thêm nhánh:

• Ấn vào (+) để tạo thêm điều kiện cho nhánh mới

• Chọn ký hiệu thêm nhánh

Thứ tự các điều kiện và nhánh theo quy tắc: điều kiện từ trên xuống dưới tương ứng với nhánh từ trái sang phải.

Đọc thêm tại đây về cách đặt điều kiện nhánh và các lưu ý!

Minh họa một quy trình rẽ nhánh nhiều lần:

4. Cấu hình bước song song:

Quy trình sẽ đi qua tất cả các nhánh hoặc đồng thời một vài nhánh, tạo thành các luồng song song, người dùng ở các bước xử lý đồng thời. Tất cả các nhánh song song phải được xử lý hoàn tất thì quy trình mới đi đến bước tiếp theo.

Bước 1: Chọn "Bước song song" khi chọn thêm bước

Bước 2: Thêm điều kiện cho nhánh song song:

Có thể tạo không giới hạn nhánh, tương ứng với mỗi nhánh cần thêm một trường "Điều kiện"

Với luồng song song đi qua tất cả các nhánh: chỉ cần thêm trường "Điều kiện" trống, không cần đặt điều kiện

Với luồng song song đi qua một số nhánh nhất định: cần thêm điều kiện cho từng nhánh

Bước 3: Thêm nhánh song song và nhập điều kiện cho các nhánh: thao tác tương tự như với rẽ nhánh điều kiện

Bước 4: Cấu hình cho các bước xử lý trong nhánh tương tự như các bước xử lý bình thường.

Lưu ý: Các nhánh có thể có số bước khác nhau, hệ thống cho phép tạo rẽ nhánh có điều kiện trong nhánh song song.

Mỗi nhánh cần có tối thiểu 1 bước xử lý

Người xử lý của các bước đầu tiên trong nhánh song song không được trùng nhau.

Minh họa một quy trình song song kết hợp các nhánh có điều kiện và không điều kiện: