2. Tài nguyên

Thêm mới Tài nguyên sau khi đã tạo Nhóm tài nguyên.

Bước 1: Trong menu Booking, phần Tùy chỉnh, chọn Tất cả tài nguyên

Lưu ý: chỉ tài khoản có quyền admin mới có quyền truy cập vào mục Tùy chỉnh trong module Booking.

Bước 2: Chọn + Thêm mới ở góc phải màn hình để thêm một tài nguyên.

Bước 3: Điền các thông tin của tài nguyên và ấn Lưu:

Trong đó các Thông tin cơ bản bao gồm:

- Tên tài nguyên: Tên hiển thị trong danh sách

- Nhóm tài nguyên: Chọn trong danh sách đã tạo, tài nguyên này sẽ thuộc nhóm tài nguyên mà bạn chọn.

- Người quản lý: Người được quyền phê duyệt, thêm, xóa, sửa các yêu cầu đặt lịch cho tài nguyên này.

- Người phụ trách: Thường là cấp dưới của người quản lý, nhận được thông báo khi có các yêu cầu đặt lịch cho tài nguyên này.

- Người theo dõi: người nhận được thông báo khi có người đặt lịch cho tài nguyên này, tuy nhiên không có quyền phê duyệt hay cập nhật, chỉ có quyền xem. Có thể là người ở bộ phận, phòng ban khác.

- Mô tả: các thông tin bổ sung của tài nguyên này:

Thông tin nâng cao bao gồm:

- Giao diện lịch biểu mặc định: Cho phép admin thiết lập giao diện mặc định khi người dùng mở lịch biểu của tài nguyên này. Có 3 giao diện lịch để chọn, bao gồm: Lịch theo ngày, lịch theo tuần, lịch theo tháng.

- Quyền xem tài nguyên: Lựa chọn các Roles Group được quyền xem tài nguyên này. Nếu bỏ trống thì tất cả các user có quyền xem nhóm tài nguyên đều xem được tài nguyên này. (nếu chọn Roles không có quyền xem nhóm tài nguyên thì cũng vẫn không xem được tài nguyên này trong danh sách)

- Quyền đăng ký sử dụng: Lựa chọn các Roles Group được quyền tạo yêu cầu sử dụng tài nguyên này. Nếu bỏ trống thì tất cả các user có quyền xem tài nguyên đều đặt lịch được.

- Số lượng đăng ký tối đa trong tháng: số lần một người có thể đặt lịch cho tài nguyên này trong 1 tháng

- Số giờ đăng ký tối đa trong một lần: số giờ tối đa cho 1 lần 1 người đăng ký.

- Quyền sửa đăng ký: Phân quyền ai được quyền sửa 1 đăng ký, hệ thống cho phép chọn một hoặc nhiều người trong số: Người đề xuất, người quản lý, người theo dõi.

- Quyền xóa đăng ký: Phân quyền ai được quyền xóa 1 đăng ký, hệ thống cho phép chọn một hoặc nhiều người trong số: Người đề xuất, người quản lý, người theo dõi.

- Tự động phê duyệt khi có đăng ký: Khi kích hoạt tính năng này, đăng ký mới sẽ tự động được phê duyệt . Nếu không, người quản lý tài nguyên cần phải phê duyệt khi có đăng ký mới.

- Tích hợp lịch đăng ký với Outlook: cho đồng bộ lịch đăng ký sử dụng tài nguyên với Outlook.

- Cấu hình nâng cao: cho phép thêm các trường dữ liệu để bổ sung thông tin cho yêu cầu đặt lịch, tương tự thêm các trường dữ liệu khi cấu hình quy trình.

Bước 4: Sau khi lưu, tài nguyên vừa tạo sẽ được hiển thị trên danh sách tài nguyên. Admin có thể click chọn tài nguyên trong danh sách để xem các thông tin chi tiết và sửa đổi nếu cần thiết.

Minh họa 1 tài nguyên sau khi đã được tạo và bổ sung ảnh.