✒️Tạo loại văn bản

Bước 1: Chọn Module Văn Bản => Dấu (+) để thêm Loại Văn Bản mới:

Bước 2: Điền các thông tin cho loại văn bản:

1- Tên loại văn bản

2- Code phân loại văn bản: Viết liền không dấu

3- Bộ phận/phòng ban: nhập tên phòng ban hoặc chọn từ danh sách, danh sách phòng ban lấy từ list Cơ cấu tổ chức.

4- Áp dụng loại văn bản với: chọn Roles Group, nếu bỏ trống thì tất cả mọi người đều tạo được văn bản mới với loại văn bản này.

5- Mô tả: Thông tin mô tả cho loại văn bản.

6- Khi khởi tạo văn bản, thông tin soạn thảo của văn bản là: Xác nhận có cần yêu cầu người dùng soạn thảo nội dug của văn bản mỗi khi khởi tạo một yêu cầu mới hay không.

7- Khi khởi tạo, thông tin biểu mẫu của văn bản là: Chọn có bắt buộc hoặc không.

Cấu hình Số cho văn bản:

8-Số văn bản bắt đầu: hệ thống mặc định để là 0. Có thể thay đổi số văn bản bắt đầu theo thực tế các văn bản đã có từ trước.

9-Cấu hình số văn bản tự động sinh mới (nếu có): cho phép admin đặt số văn bản theo mẫu quy định của đơn vị. Hệ thống cho phép lấy thông tin về WorkGroup, phòng ban của người tạo và tên loại văn bản để thêm vào số văn bản tự động (các trường này lấy giá trị Code).

Ví dụ: Văn bản cần đặt tên theo mẫu sau: “số thứ tự văn bản’/Tên phòng ban-Tên công ty/Tên loại văn bản-VBNB”, admin cần cấu hình như sau:

10- Cấu hình thời điểm tự động sinh số cho văn bản: chọn 1 trong 2 (bắt buộc)

11-Thư mục lưu trữ văn bản sau khi duyệt xong: Chọn một hoặc một số Thư mục (đã tạo theo hướng dẫn bên trên). Khi người dùng thêm mới văn bản, họ có thể chọn 1 thư mục trong số mà Admin đã chọn.

Bước 3: Ấn Tạo để lưu loại văn bản.

Bước 4: Sau khi tạo loại văn bản mới, click Chọn loại văn bản mới tạo => Cấu hình

Bước 5: Cấu hình cho loại văn bản tương tự như các bước cấu hình của quy trình và Lưu cấu hình.