Thiết lập User Profile

User Profile – Hồ sơ người dùng: Các thông tin của một người dùng với các thông tin hệ thống. Với một người dùng kiêm nhiệm chức vụ ở nhiều phòng ban khác nhau, trên hệ thống cần tạo nhiều User Profile tương ứng với mỗi phòng ban

---

Quy tắc thiết lập User Profile:

· Mỗi người dùng có thể có một hoặc nhiều Profile tương ứng với các vai trò phê duyệt và bộ phận làm việc khác nhau

· Nếu 1 user kiêm nhiệm nhiều vị trí thuộc nhiều phòng ban khác nhau thì cần tạo nhiều Profile khác nhau tương ứng với mỗi phòng ban và chọn một Profile làm Profile chính.

· Nếu 1 user có nhiều vai trò phê duyệt khác nhau nhưng chỉ thuộc một phòng ban/bộ phận => có thể tạo 1 Profile và trong phần Vai trò phê duyệt (Roles Group) có thể chọn nhiều Roles.

---

Cách thiết lập User Profile

Cách 1: Nhập thông tin trực tiếp trên phầm mềm:

Bước 1: Từ Menu Setting chọn User Profile.

Bước 2: Chọn <+ Thêm mới> để thêm mới 1 User Profile.

Bước 3: Nhập thông tin người dùng theo thứ tự các bước:

a. Tên đăng nhập Microsoft 365: nhập tài khoản email đã được tạo trên Microsoft 365

b. Tên hiển thị: Tên hiển thị trên SP365

c. Chức vụ: chức danh của người dùng – chọn từ các giá trị đã tạo trong danh sách Job Title

d. Phòng ban: chọn phòng ban công tác tương ứng với profiles user hiện thời

e. Chọn User này quản lý phòng: tích chọn nếu user là quản lý của phòng ban (người có vai trò phê duyệt cao nhất trong 1 phòng ban)

f. Vai trò phê duyệt: chọn vai trò từ các giá trị đã tạo trong danh sách Roles Group. ( có thể chọn nhiều vai trò)

Cách 2: Nhập các thông tin trên SharePoint list:

Bước 1: Từ menu Setting, chọn User Profile:

Bước 2: Chọn SharePoint List:

Bước 3: Từ màn hình của list UserProfile, chọn <+ Mới> để thêm từng phòng ban hoặc Chỉnh sửa ở dạng xem lưới để thêm nhiều Profile một lúc.

a. Tiêu đề: Tên hiển thị trên SP365

b. UserAD (Tên đăng nhập Microsoft 365): nhập tài khoản người dùng đã được tạo trên Microsoft 365 – hệ thống sẽ gợi ý người dùng để chọn

c. Email: nhập tài khoản email của người dùng đã được tạo trên Microsoft 365

d. JobTitle: chức danh của người dùng – chọn từ các giá trị đã tạo trong danh sách Job Title

e. Department: chọn phòng ban công tác tương ứng với profiles user hiện thời

f. Roles Group: chọn vai trò từ các giá trị đã tạo trong danh sách Roles Group. (có thể chọn nhiều vai trò)

g. Main Account: Nếu một user có nhiều Profile, cần tích chọn 1 Profile là Profile chính

Bước 4: Nếu các thông tin mới nhập không hiện ra trong danh sách, Chọn Tất cả các Khoản mục => Admin. Danh sách các User Profile sẽ hiển thị trong list.

Bước 6: Quay trở lại phần mềm phần Setting và nhấn chọn <Clear Cache> để các item được đồng bộ lên phần mềm.